İşçi Özlük Dosyası ve İçerisinde Bulunması Gerekli Belgeler
10/6/2003 tarih 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 4857 ssayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesine göre işçi özlük dosyası hazırlanması ve bulundurulması zorunludur:
İşçi özlük dosyası
Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Kanun maddesinde işçi özlük dosyasında hangi kayıt ve belgelerin bulunacağı özel olarak belirtilmemiş ancak “bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları” ifadesi kullanılmıştır. Bu kapsamda, işçi özlük dosyasında bulunacak evraklar için aşağıda kapsamlı bir liste verilmiştir:
İşçi Özlük Dosyasında Bulunacak Belgeler
-
- iş başvuru formu,
- iş sözleşmesi,
- görev tanımları,
- Sigortalı işe giriş bildirgesi
- Genel Sağlık Sigortası giriş bildirgesi
- SGK Sigortalı Bildirim belgesi
- Sigortalı işten ayrılış bildirgesi
- Aile durum bildirimi formu.
- Özgeçmiş, referanslar, vb.
- Akerlik durumunu gösterir belge
- Zimmet ve teslim belgeleri
- Ödenen ücretlere ait hesap pusulaları
- Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
- Yıllık Ücretli İzin Cetveli
- Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
- Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi
- İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK
- İş Kazası Tutanağı
- Çalışma Belgesi
- İstifa Dilekçesi
- İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
- Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti
- Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar
- 18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi
- nüfus kâğıdı örneği,
- vesikalık fotoğraf,
- ikametgâh ilmühaberi (yerleşim belgesi),
- adli sicil kaydı,
- iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri,
- mesleki eğitim belgeleri,
- sağlık raporları,
- diploma sureti,
- deneme süresi değerlendirme formu,
- ihtarname,
- tutanak ve diğer belgeler,
- disiplin kurulu kararları,
- kanuni herhangi bir sebeple ücret kesme cezası uygulanmışsa yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
- fazla çalışma için işçinin onayının alındığına dair yazı,
- işçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı,
- işçinin yarı zamanlı veya kısmi süreli çalışma talebi varsa buna ilişkin yazı,
- yazılı iş sözleşmesi yapılmamışsa işveren tarafından işçiye verilmesi gereken çalışma şartlarını gösterir yazılı belge,
- işçinin işverene verdiği diğer dilekçeler vb. belgeler
İşçi özlük dosyasında saklanan tüm bu kayıt ve belgeler kanuni olarak geçerli olmalıdır. İşçinin özel hayatına dair bilgileri içeren belge ve kayıtlar işçinin imzalı izni olmaksızın işçi özlük dosyasına konamaz. Bu gibi belgeler gizli tutulmalıdır.
İşçi özlük dosyasının bulundurulmaması veya eksik hazırlanması halinde 10/6/2003 tarih 25134 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 4857 ssayılı İş Kanunu’nun 104. Maddesi uyarınca idari para cezası öngörülmüştür:
İşin düzenlenmesine ilişkin hükümlere aykırılık (1)
Madde 104 – Bu Kanunun 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir.
İşçi özlük dosyası bulunmaması cezası için 2018 yılı için güncel miktar 1853 ₺’dır.
İşçi Özlük Dosyasında Bulunacak Belgelerden bazıları için örnekler formlar için tıklayın.